Beste Einstellungen, um zu verhindern, dass E-Mails im Spam landen

E-Mail-Marketing ist heutzutage ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um mit ihren Kunden in Kontakt zu treten und potenzielle Kunden zu erreichen. Wenn Ihre gesendeten E-Mails jedoch im Spam-Ordner landen, können diese Bemühungen umsonst sein. In diesem Artikel werden wir die besten Praktiken und Einstellungen, die Sie anwenden können, detailliert untersuchen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails die Spamfilter passieren und den Posteingang des Empfängers erreichen.

1. Absenderreputation und Domain-Authentifizierung

E-Mail-Dienstanbieter (ESPs) und E-Mail-Clients des Empfängers beurteilen die Reputation des Absenders, um zu entscheiden, ob eine E-Mail Spam ist oder nicht. Eine gute Absenderreputation erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails als vertrauenswürdiger wahrgenommen werden und somit den Posteingang erreichen.

1.1. Domain-Authentifizierung

Die Domain-Authentifizierung hilft zu verhindern, dass Ihre E-Mails in Ihrem Namen gesendet werden und dass unbefugte Personen Spam unter Verwendung Ihrer Domain senden. Die am häufigsten verwendeten Domain-Authentifizierungsmethoden sind:

SPF (Sender Policy Framework): Ein SPF-Eintrag gibt an, welche E-Mail-Server berechtigt sind, E-Mails für Ihre Domain zu senden. Empfangende Server überprüfen den SPF-Eintrag, um zu bestätigen, ob die E-Mail von einem autorisierten Server gesendet wurde.
DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM fügt Ihren E-Mails eine digitale Signatur hinzu. Diese Signatur beweist, dass die E-Mail seit dem Zeitpunkt des Versands nicht verändert wurde und von Ihrer Domain autorisiert wurde.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): DMARC verbessert den E-Mail-Authentifizierungsprozess mithilfe von SPF und DKIM weiter. Ein DMARC-Eintrag gibt an, was mit E-Mails geschehen soll, die die SPF- und DKIM-Authentifizierung nicht bestehen (ablehnen, unter Quarantäne stellen oder zustellen), und bietet E-Mail-Anbietern die Möglichkeit, Berichte zu erstellen.

Beispiel für einen SPF-Eintrag:

v=spf1 a mx include:_spf.google.com ~all

Dieser Eintrag gibt an, dass die Server, die in den A-Einträgen Ihrer Domain angegeben sind, die Server, die in den MX-Einträgen angegeben sind, und die Server, die im SPF-Eintrag von Google angegeben sind, berechtigt sind, E-Mails zu senden. Der Ausdruck "~all" gibt an, dass E-Mails, die von anderen als den angegebenen Servern stammen, als "Softfail" gekennzeichnet werden. Dies bedeutet, dass die E-Mail nicht abgelehnt wird, aber als Spam markiert werden kann.

Beispiel für einen DKIM-Eintrag:

Der DKIM-Eintrag wird als TXT-Eintrag auf Ihrem DNS-Server gespeichert. Der Inhalt des DKIM-Eintrags wird von Ihrem ESP bereitgestellt und enthält in der Regel einen verschlüsselten Schlüssel in Form einer langen Zeichenkette.

Beispiel für einen DMARC-Eintrag:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected]; ruf=mailto:[email protected]; adkim=r; aspf=r;

Dieser Eintrag gibt an, dass DMARC aktiviert ist, dass mit E-Mails, die die SPF- und DKIM-Authentifizierung nicht bestehen, keine Maßnahmen ergriffen werden (p=none) und dass Berichte an [email protected] und [email protected] gesendet werden. Die Ausdrücke "adkim=r" und "aspf=r" geben an, dass DKIM und SPF im "entspannten" Modus betrieben werden, d. h. die Domain-Übereinstimmung muss nicht exakt sein.

1.2. Aufwärmen (Warming Up)

Wenn Sie mit dem Senden von E-Mails mit einer neuen Domain beginnen, ist es wichtig, das E-Mail-Versandvolumen schrittweise zu erhöhen. Dieser Vorgang wird als "Aufwärmen" bezeichnet. Das plötzliche Senden von E-Mails in großen Mengen kann von E-Mail-Anbietern als verdächtig angesehen werden und dazu führen, dass Sie in Spamfiltern hängen bleiben. Beginnen Sie im Aufwärmprozess zunächst mit einer kleinen Gruppe und erhöhen Sie die Anzahl der E-Mails, die Sie täglich versenden, langsam. Verfolgen Sie die Interaktionsraten (Öffnungen, Klicks, Abmeldungen) der E-Mails, die Sie senden, genau und reduzieren Sie die Versandgeschwindigkeit, wenn Sie auf eine negative Situation stoßen.

2. E-Mail-Inhalt und Design

Der Inhalt und das Design Ihrer E-Mails werden von Spamfiltern überprüft. Es ist wichtig, Elemente zu vermeiden, die Spamfilter auslösen könnten, und ansprechende, wertvolle Inhalte für den Empfänger bereitzustellen.

2.1. Vermeiden Sie Spam-Wörter

Vermeiden Sie die Verwendung von Wörtern, die als Spam erkannt werden könnten, wie z. B. "Kostenlos", "Gewinnen", "Sofort", "Chance", "Geld", "Garantie". Wenn Sie diese Art von Wörtern verwenden müssen, achten Sie darauf, sie auf natürliche Weise und im Kontext zu verwenden. Versuchen Sie, Ihre Wörter kreativ auszudrücken.

2.2. Achten Sie auf das Link-Verhältnis

Beschränken Sie die Anzahl der Links in Ihrer E-Mail und stellen Sie sicher, dass die Links zu vertrauenswürdigen Quellen führen. Zu viele Links oder Links, die zu unbekannten Websites führen, können Spamfilter auslösen.

2.3. Visuelles und Textliches Gleichgewicht

Versuchen Sie, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Text und Bild in Ihrer E-Mail zu gewährleisten, anstatt nur Bilder zu verwenden. E-Mails, die nur Bilder enthalten, werden von Spamfiltern als verdächtiger wahrgenommen. Füllen Sie unbedingt die "Alt"-Tags der Bilder aus. Dadurch kann der Empfänger Informationen über den Inhalt des Bildes erhalten, wenn die Bilder nicht geladen werden können, und die Zugänglichkeit wird erhöht.

2.4. Sauberes und responsives Design

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails ein sauberes, übersichtliches und responsives Design haben. Komplexe und unübersichtliche Designs können Spamfilter auslösen. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails auf verschiedenen Geräten (Desktop, Tablet, Mobil) korrekt angezeigt werden.

3. Listenverwaltung und Abonnementvorgänge

Die Verwaltung Ihrer E-Mail-Liste und die korrekte Durchführung von Abonnementvorgängen sind entscheidend, um zu verhindern, dass Ihre E-Mails als Spam markiert werden.

3.1. Double-Opt-In

Die Anforderung, dass neue Abonnenten ihre E-Mail-Adressen bestätigen, hilft Ihnen, Spamfilter zu umgehen. Double-Opt-In erfordert, dass der Benutzer nach der Eingabe seiner E-Mail-Adresse sein Abonnement bestätigt, indem er auf eine ihm zugesandte Bestätigungs-E-Mail klickt. Dadurch wird bestätigt, dass die E-Mail-Adresse tatsächlich dem Benutzer gehört und dass die Abonnementanfrage absichtlich gestellt wurde.

3.2. Einfache Abmeldung

Die Möglichkeit für Abonnenten, sich einfach von Ihrer E-Mail-Liste abzumelden, ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern reduziert auch Ihre Spam-Markierungsrate. Geben Sie den Abmeldelink in Ihren E-Mails deutlich an und gestalten Sie den Abmeldevorgang einfach und schnell.

3.3. Listenbereinigung

Bereinigen Sie Ihre E-Mail-Liste regelmäßig und entfernen Sie ungültige, inaktive oder in Spamfallen gefangene E-Mail-Adressen aus der Liste. Dies hilft Ihnen, Ihre Absenderreputation zu schützen und sicherzustellen, dass Ihre E-Mails mehr Personen erreichen.

4. Feedback-Schleifen (Feedback Loops)

E-Mail-Dienstanbieter (ESPs) bieten Feedback-Schleifen (FBLs) an, die Ihnen eine Benachrichtigung senden, wenn Abonnenten Ihre E-Mails als Spam markieren. Die Registrierung für FBLs hilft Ihnen, Ihre E-Mail-Marketingstrategie zu verbessern und die Anzahl der als Spam markierten E-Mails zu reduzieren.

FBLs ermöglichen es Ihnen, die Quellen von als Spam markierten E-Mails zu identifizieren und diese Probleme zu beheben. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass die Spam-Markierungsrate einer bestimmten Kampagne hoch ist, können Sie den Inhalt, die Zielgruppe oder den Versandzeitpunkt dieser Kampagne überprüfen.

Ergebnis und Zusammenfassung

Zu verhindern, dass E-Mails im Spam-Ordner landen, ist ein Prozess, der ständige Aufmerksamkeit und Sorgfalt erfordert. Durch die Anwendung der in diesem Artikel genannten Best Practices wie Domain-Authentifizierung, E-Mail-Inhaltsoptimierung, Listenverwaltung und Feedback-Schleifen können Sie Ihre E-Mail-Absenderreputation verbessern und die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails den Posteingang des Empfängers erreichen, erheblich erhöhen.

Denken Sie daran, dass der Schlüssel zum Erfolg im E-Mail-Marketing darin besteht, den Empfängern wertvolle und ansprechende Inhalte zu bieten, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die Leistung kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern.