Gmail-E-Mails kommen an, aber Outlook sortiert sie als Spam ein, warum?

Gmail E-Mails gehen raus, landen aber in Outlook im Spam, warum?

Heutzutage ist die E-Mail-Kommunikation sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden. Wenn E-Mails jedoch die Empfänger nicht erreichen oder im Spam-Ordner landen, kann dies zu erheblichen Problemen führen. Insbesondere die Tatsache, dass über Gmail versendete E-Mails im Spam-Ordner von Outlook-Nutzern landen, ist ein häufiges Problem. In diesem Artikel werden wir die möglichen Ursachen für dieses Problem und die Lösungsansätze im Detail untersuchen.

Warum landen von Gmail gesendete E-Mails in Outlook im Spam?

Es kann viele Gründe geben, warum von Gmail gesendete E-Mails in Outlook als Spam markiert werden. Zu diesen Gründen gehören Konfigurationsfehler auf der Absenderseite, Spamfilter auf der Empfängerseite und verschiedene Faktoren wie der Inhalt der E-Mail. Lassen Sie uns diese Faktoren nun genauer betrachten.

1. Fehlende Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC)

E-Mail-Authentifizierungsprotokolle helfen zu überprüfen, ob die E-Mail tatsächlich vom angegebenen Absender stammt. SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) und DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) sind die wichtigsten dieser Protokolle. Wenn diese Protokolle nicht korrekt konfiguriert sind, können E-Mail-Dienstanbieter (ESPs) wie Outlook die E-Mail als verdächtig einstufen und in den Spam-Ordner verschieben.

SPF (Sender Policy Framework): Ein SPF-Eintrag enthält eine Liste der Server, die berechtigt sind, E-Mails von Ihrer Domain zu senden. Outlook prüft, ob die eingehende E-Mail von einem Server stammt, der im SPF-Eintrag aufgeführt ist. Wenn die E-Mail von einem Server stammt, der nicht im SPF-Eintrag aufgeführt ist, kann sie als Spam markiert werden.

Beispiel für einen SPF-Eintrag:
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
Dieser Eintrag gibt an, dass Google-Server (Gmail) und andere angegebene Server berechtigt sind, E-Mails von dieser Domain zu senden. Der Ausdruck "~all" gibt an, dass E-Mails von Servern, die nicht im SPF-Eintrag aufgeführt sind, als "Soft Fail" betrachtet werden. Dies bedeutet, dass die E-Mail nicht abgelehnt, aber als Spam markiert werden kann.

DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM fügt der E-Mail eine digitale Signatur hinzu, um zu überprüfen, ob die E-Mail während der Übertragung nicht verändert wurde und tatsächlich vom angegebenen Absender stammt. Diese Signatur wird mit dem privaten Schlüssel des sendenden Servers erstellt und vom empfangenden Server mit dem öffentlichen Schlüssel des Absenders verifiziert.

Beispiel für einen DKIM-Eintrag (als TXT-Eintrag zum DNS hinzugefügt):
default._domainkey.example.com. IN TXT "v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDlkGjnJUUKvL6uyv9uEARYwSKk/jZAQZZ3Umj2dvJXT92nZ2Y4X5+Z05Q/l315+uWwQ6jJflf8O4Ywz4j7L4QIDAQAB"
Dieser Eintrag enthält den öffentlichen Schlüssel, der zur Überprüfung der DKIM-Signatur für die Domain "example.com" erforderlich ist.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): DMARC kombiniert SPF und DKIM und gibt Domaininhabern die Möglichkeit, festzulegen, wie mit ihren E-Mails basierend auf den Ergebnissen der E-Mail-Authentifizierung verfahren werden soll. Ein DMARC-Eintrag kann angeben, dass E-Mails, die die SPF- und DKIM-Prüfungen nicht bestehen, abgelehnt, unter Quarantäne gestellt oder normal zugestellt werden sollen. Darüber hinaus können Domaininhaber dank DMARC-Berichten Fehler bei der E-Mail-Authentifizierung erkennen und beheben.

Beispiel für einen DMARC-Eintrag:
_dmarc.example.com. IN TXT "v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:[email protected]; ruf=mailto:[email protected]; adkim=r; aspf=r;"
Dieser Eintrag gibt an, dass E-Mails, die die SPF- und DKIM-Prüfungen nicht bestehen, unter Quarantäne gestellt (in den Spam-Ordner verschoben) werden und DMARC-Berichte an die angegebenen E-Mail-Adressen gesendet werden sollen.

Die korrekte Konfiguration dieser drei Protokolle reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails als Spam markiert werden, erheblich.

2. E-Mail-Inhalt und Formatierung

Der Inhalt und die Formatierung der E-Mail werden ebenfalls von Spamfiltern überprüft. Die folgenden Faktoren können dazu führen, dass eine E-Mail als Spam markiert wird:

Übermäßig viele Bilder und wenig Text: Wenn Ihre E-Mail zu viele Bilder und wenig Text enthält, kann dies die Aufmerksamkeit von Spamfiltern auf sich ziehen. Achten Sie auf ein ausgewogenes Verhältnis von Text und Bildern im Inhalt Ihrer E-Mail.
Spam-Wörter und -Ausdrücke: Vermeiden Sie die Verwendung von Spam-Wörtern und -Ausdrücken wie "Kostenlos", "Rabatt", "Jetzt klicken". Diese Wörter können von Spamfiltern ausgelöst werden.
Bösartige Links: Stellen Sie sicher, dass die in Ihrer E-Mail enthaltenen Links vertrauenswürdig sind. Bösartige oder verdächtige Links können von Spamfiltern erkannt werden.
Falsche HTML-Codierung: Stellen Sie sicher, dass die HTML-Codierung Ihrer E-Mail korrekt ist. Fehlerhafte oder komplexe HTML-Codierung kann dazu führen, dass Spamfilter die E-Mail falsch interpretieren.
Große E-Mails: Sehr große E-Mails können von Spamfiltern als verdächtig eingestuft werden. Versuchen Sie, die Größe Ihrer E-Mail so klein wie möglich zu halten.

Achten Sie beim Erstellen Ihrer E-Mail-Inhalte darauf, diese so zu schreiben, dass sie das Interesse des Empfängers wecken und wertvolle Informationen liefern. Indem Sie Elemente vermeiden, die Spamfilter auslösen könnten, können Sie die Vertrauenswürdigkeit Ihrer E-Mails erhöhen.

3. Spamfilter und Einstellungen auf der Empfängerseite

Auch Spamfilter und Einstellungen auf der Empfängerseite können dazu führen, dass Ihre E-Mails im Spam-Ordner landen. Outlook-Benutzer können ihre eigenen Spamfilter und Einstellungen anpassen. Wenn ein Benutzer die von Ihnen gesendeten E-Mails als Spam markiert oder eine bestimmte Domain blockiert hat, landen Ihre E-Mails automatisch im Spam-Ordner.

Um dies zu verhindern, können Sie Ihre Empfänger bitten, Ihre E-Mails als vertrauenswürdig zu markieren oder sie zu Ihrer Absenderliste hinzuzufügen. Sie können Ihre Empfänger auch bitten, ihre Spamfiltereinstellungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass Ihre E-Mails nicht als Spam markiert sind.

4. IP-Adresse und Domain-Reputation

Die Reputation der IP-Adresse und der Domain, von der Sie E-Mails senden, hat einen erheblichen Einfluss auf die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails. Wenn Ihre IP-Adresse oder Domain mit dem Versenden von Spam in Verbindung gebracht wird oder auf einer schwarzen Liste steht, können Ihre E-Mails als Spam markiert werden.

Sie können verschiedene Online-Tools verwenden, um die Reputation Ihrer IP-Adresse und Domain zu überprüfen. Wenn Ihre Reputation niedrig ist, können Sie Ihre Reputation verbessern, indem Sie das Versenden von Spam vermeiden und die E-Mail-Authentifizierungsprotokolle korrekt konfigurieren.

Lösungsvorschläge

Um zu verhindern, dass von Gmail gesendete E-Mails in Outlook im Spam landen, können Sie die folgenden Lösungsvorschläge anwenden:

SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge konfigurieren: Stellen Sie die E-Mail-Authentifizierung sicher, indem Sie die SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge für Ihre Domain korrekt konfigurieren.
E-Mail-Inhalt optimieren: Vermeiden Sie Spam-Wörter, verwenden Sie ein ausgewogenes Verhältnis von Text und Bildern, fügen Sie vertrauenswürdige Links hinzu und verwenden Sie eine korrekte HTML-Codierung.
IP-Adresse und Domain-Reputation überprüfen: Überprüfen Sie regelmäßig die Reputation Ihrer IP-Adresse und Domain und ergreifen Sie bei niedriger Reputation die erforderlichen Maßnahmen.
Mit Empfängern kommunizieren: Bitten Sie Ihre Empfänger, Ihre E-Mails als vertrauenswürdig zu markieren oder sie zu Ihrer Absenderliste hinzuzufügen.
Feedback-Schleifen verwenden: Verwenden Sie die von ESPs angebotenen Feedback-Schleifen, um zu verfolgen, ob Ihre E-Mails als Spam markiert werden, und nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor.
E-Mail-Liste regelmäßig bereinigen: Entfernen Sie ungültige oder inaktive E-Mail-Adressen aus Ihrer Liste, um Ihre Bounce-Rate zu senken und Ihre Reputation zu schützen.
E-Mail-Versandfrequenz anpassen: Vermeiden Sie plötzliche und große E-Mail-Sendungen. Erhöhen Sie Ihre E-Mail-Versandfrequenz schrittweise, um die Aufmerksamkeit von Spamfiltern zu vermeiden.

Ergebnis und Zusammenfassung

Die Tatsache, dass von Gmail gesendete E-Mails in Outlook im Spam landen, ist ein häufiges Problem in der E-Mail-Kommunikation. Zu den Hauptursachen für dieses Problem gehören fehlende Authentifizierung, E-Mail-Inhalt, Spamfilter auf der Empfängerseite und die Reputation der IP-Adresse/Domain. Indem Sie die in diesem Artikel genannten Lösungsvorschläge anwenden, können Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails als Spam markiert werden, erheblich reduzieren und die Effektivität Ihrer E-Mail-Kommunikation steigern. Denken Sie daran, dass es wichtig ist, sich kontinuierlich darauf zu konzentrieren, Ihre Reputation zu schützen und zu verbessern, um im E-Mail-Marketing erfolgreich zu sein.